9 viikossa hallituksen esityksestä valmiiksi ja testatuksi ratkaisuksi.
Viime vuonna dramaattisesti nousseen sähkön hinnan vuoksi hallitus päätti 21.10.2022 ensimmäisestä kuluttajille suunnatusta tuesta kamppailussa suuria sähkölaskuja vastaan laskemalla sähkön myynnin arvonlisäveron väliaikaisesti 24 %:sta 10 %:iin. Alennettu arvonlisävero on voimassa 1.12.2022–30.4.2023. Hyvin nopealla aikataululla valmistellun ja toteutetun arvonlisäveron muutoksen käytännön toteutus jäi energiayhtiöiden tehtäväksi. Suomen tukiratkaisu poikkesi monien muiden Euroopan maiden ratkaisusta, joissa sähkön hinnan hillitsemiseksi valittiin hintakattojen käyttäminen.
Yleiset haasteet
Ensimmäinen haaste oli muutoksen toteuttamisen aikataulu. Hallituksen päätöksen ja väliaikaisen arvonlisäveroprosentin voimaanastumisen väliin jäi aikaa alle 6 viikkoa. Toinen haaste oli lakimuutoksen tulkinnan epäselvyydet mm. loppuasiakkaiden kohdalla, joiden sopimukseen on yhdistetty vakuutuksia tai muita palveluja tai tuotteita, jotka on yhdistetty kuukausimaksuun.
Käytännön haasteet
Energiayhtiöillä on käytössään erilaisia tuoterakenteita ja laskutusmalleja. Yleisimmin kuluttajalta laskutetaan samalla laskulla sähkönkulutuksen lisäksi sähkönsiirtomaksu. Koska ALV-muutos koskee vain sähkön myyntiä, laskujen arvonlisäverokannat täytyi erotella, mikä on teknisesti haastavaa. Lisäksi laskutusintervalli on usein kaksi tai kolme kuukautta, mikä aiheuttaa tilanteen, että laskutuskauden aikana saattaa olla käytössä kaksi eri arvonlisäveroprosenttia samalle tuotteelle. Laskujen lisäksi kaikki asiakasdokumentaatio, kuten tarjoukset, sopimukset, sopimusvahvistukset, laskumuistutukset, perintäkirjeet jne. tuli muuttaa vastaamaan uutta ALV-kantaa.
Mitä suuremmasta energiayhtiöstä on kyse, sitä laajempi tuoteportfolio yrityksellä on, minkä seurauksena myös toteutettavien muutosten määrä oli suurempi. Lisähaastetta toivat myös sopimukset, joissa asiakasta laskutetaan etukäteen, jolloin asiakkaalle täytyi hyvittää takautuvasti muuttuneen ALV:n osuus. Myös vakuudelliset sopimukset vaativat erityishuomiota.
Avaimet käteen -ratkaisu
Synerall tarjosi omille asiakkailleen ns. avaimet käteen -ratkaisun. Yhdellä mallilla toteutetun muutoksen ansiosta ratkaisu oli kustannustehokas ja nopea toteuttaa. Synerallin ratkaisu kuormitti energiayhtiöitä lähinnä vain testauksen ja verifioinnin osalta. Ratkaisun kustannukset jaettiin asiakkaiden suhteellisen koon mukaan, minkä ansiosta kustannukset allokoituivat tasapuolisesti.
Asiakkaiden, joiden myyntireskontran hoitaminen on kolmannen osapuolen vastuulla, avaimet käteen -ratkaisua räätälöitiin vastaamaan kunkin asiakkaan tarpeita. Lisäksi osalla asiakkaista laskujen ja muiden aineistojen kuvia ei hallinnoida Synerallin järjestelmän kautta, jolloin näiden kuvien muutostyöt hoidettiin asiakkaan ja ko. palveluntarjoajan välillä.Energiayhtiöillä, jotka ovat Synerallin asiakkaita on yhteensä n. 300 000 myyntisopimusta.
Toteutus
Synerallilla oli toteutussuunnitelma valmiina jo viikon kuluttua ALV-lainsäädännön muutoksen varmistumisesta, minkä jälkeen tekninen kehitystiimi toteutti ratkaisun noin 2 viikossa. Nopean toiminnan ansiosta Synerallin asiakkailla oli riittävästi aikaa testata muutoksia heidän omiin aikatauluihinsa sopivana hetkenä yhteistyössä Synerallin palvelupäälliköiden kanssa.
Toteuttamisvaiheen sujuvan onnistumisen tärkeä edellytys oli tiivis tiedonvaihto asiakkaiden kanssa sekä heidän sitoutumisensa projektiin. Lopputuloksena oli kustannustehokkaasti ja nopeasti toteutettu projekti.
”Pääsimme kyllä todella vähällä vaivalla tästä muutoksesta. Aiemmin meidän on pitänyt itse tarkkaan speksata järjestelmätoimittajalle halutun ratkaisumallin kuvauksen. Nyt saimme Synerallilta selkeän esityksen, tarkan kustannusarvion sekä aikataulun. Saimme keskittyä huolehtimaan omien erikoistuotteidemme ja tiettyjen asiakkaiden erityislaskutuksesta huolehtimisesta itse. Budjetti ja aikataulut pitivät tässäkin taas, eikä mitään piilokustannuksia tai yllätyksiä tullut.”
Synerall tuottaa energiayhtiöille modernin ja joustavan asiakastieto- sekä laskutusjärjestelmän, jonka ansiosta voit keskittyä liiketoimintaasi ja asiakkaisiisi.
